Инициативата се провежда под патронажа на областния управител на Смолян Зарко Маринов. Конкурсът носи името на Йорданка Вълчева – дългогодишен заместник-директор на Регионална библиотека „Николай Вранчев“, посветила професионалния си път на развитието и утвърждаването на библиотечното дело в област Смолян.
Годишните отличия са учредени от Областна администрация – Смолян и Регионална библиотека „Николай Вранчев“. Те се присъждат ежегодно по повод 11 май – професионалния празник на българските библиотечни и информационни специалисти. Наградите отличават постиженията през предходната година и се връчват на конкурсен принцип.
Сред основните критерии за оценка са ефективността на библиотечното обслужване, внедряването на иновативни услуги за ползвателите, реализираните културни и образователни събития, както и участието в проекти с обществена и професионална значимост. Оценяват се също приносът за изграждането на положителен обществен образ на библиотеките и активното им присъствие в местната общност.
Кандидатури за годишните награди могат да бъдат издигани от директорски съвети на библиотеки, читалищни настоятелства, обществени и професионални организации, както и от представители на местните власти. Предложенията се подават чрез формуляр по образец, придружен от документи в подкрепа на кандидатурата.
Документите за участие се приемат в Регионална библиотека „Николай Вранчев“ – Смолян до 24 април 2026 година. Победителите ще бъдат определени от комисия, назначена със заповед на областния управител, а наградите ще бъдат връчени на 11 май 2026 година.